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案例：

1．杭州經濟技術開發(fā)區(qū)某知名外資企業(yè)500萬元配件材料被盜，后查明是內部人員與外部人員勾結，用集裝箱貨車將配件運走。經查實，該案涉及員工入職使用的是假身份證，貨車、人員未留下任何照片資料，破案進展緩慢。

2．《東方網》2007年08月09日四名竊賊8個月內87次盜竊機關單位，涉案金額已超過100萬元。

傳統的“人工來訪登記”亦即人防程序：賓客來訪，門衛(wèi)要求其出示證件或進行簡短的詢問，要求賓客在《來訪登記本》上進行來訪登記，簡短的填寫姓名、證件號碼、來訪時間、來訪事由等信息，然后放行，部分單位還可能發(fā)放訪客單備查。此種來訪賓客的管理方式，在過去很長一段時間內，對于保衛(wèi)單位安全，也曾發(fā)揮了它應有的作用。隨著時代的發(fā)展，信息化技術的普遍應用，管理手段的不斷更新，它的不足之處日益突顯。

手工登記存在的問題：

1）需要來訪人員自已或門衛(wèi)進行手寫登記，書寫繁雜，效率低下，給來訪人員留下很不好的印象；

2）非人性化的登記方式，容易引起矛盾和不滿情緒，嚴重損害單位的形象；

3）紙質登記單容易丟失、損壞，同時不易保存，不便查找，流于形式，難以進行有效管理；

4）傳統登記的信息統計查找困難，而且手工登記的信息極難辨認清楚，無法形成及時有效的安全信息資料。

5）原始登記方式，即使來訪人員胡亂登記，門衛(wèi)也很難判斷來訪者的真實性，給單位的安全留下了隱患；

6）門衛(wèi)無法收集和管理來訪人員的圖像及相關資料，難以為今后的檢索、查找、確認工作提供有效的幫助，即使有事發(fā)生，也無據可查。

7）相關的證件無法辨認真假，特別是第二代彩色身份證，依據相關的條例，只有通過機讀的方式讀取相關的信息辨認真假。

2.1 系統概述

隨著社會經濟的快速發(fā)展，社會交往的日益頻繁，單位對安全性要求越來越高。與此相對應的，社會治安情況及單位內部治安卻越來越不容樂觀。在建設和諧社會的政策引導下，如何應對恐怖主義以及公共衛(wèi)生突發(fā)事件，加強內部安全管理，彌補安全漏洞，確保職工群眾的人身安全和財產安全，成為了新形勢下的新課題，也是對重要單位安全保衛(wèi)部門的全新挑戰(zhàn)。據有關資料統計，幾乎90%以上的單位曾經發(fā)生過失竊、人員沖突等安全事件。究其原因，幾乎都可歸于單位內部治安保衛(wèi)工作管理存在這樣或那樣的不足，特別是來訪賓客進出管理方面，更是薄弱中的薄弱環(huán)節(jié)。比如，單位內部仍然沿用著老規(guī)矩、老辦法，聘用退休或無業(yè)的老人和沒有受過保安職業(yè)技能培訓上崗的人員來做門衛(wèi)；完全依靠人防，技術防范明顯落后，人工手寫門衛(wèi)登記，流于形式等。

隨著社會的不斷發(fā)展進步，信息化手段已逐漸滲透到了社會上的各個領域，信息時代已悄然來臨。門衛(wèi)對來訪賓客進行登記管理，是安全保衛(wèi)工作的重要環(huán)節(jié)也是第一環(huán)節(jié)，然而迄今為止，我國的政府機關部門、事業(yè)單位又或是絕大部分大型管理較完善的企業(yè)，其安全保衛(wèi)及前臺來訪接待工作卻仍然停留在手工書寫的階段，市場上雖有諸多的門禁、安全保衛(wèi)系統，卻沒有一種能夠對大量日常普通訪客進行登記和管理的系統和設備。

現實情況表明，以上做法已遠遠不能適應社會和單位發(fā)展的需要，門衛(wèi)制度及相關設備匹配的改革和完善，是大勢所趨。為規(guī)范企業(yè)、事業(yè)單位內部治安保衛(wèi)工作，保護公民人身、財產安全和公共財產安全，維護單位的工作、生產、經營、教學和科研秩序，2004年09月，國務院頒布了《企事業(yè)單位內部治安保衛(wèi)條例》。《公安機關監(jiān)督檢查企業(yè)事業(yè)單位內部治安保衛(wèi)工作規(guī)定》也已經2007年05月30日公安部部長辦公會議通過，自2007年10月01日起施行。通過對照比較我們可以看到，當前單位內保工作離《公安機關監(jiān)督檢查企業(yè)事業(yè)單位內部治安保衛(wèi)工作規(guī)定》中的要求還有許多工作要做。

為滿足現代安全信息化管理，應對日趨復雜的安全需求，杭州華星數碼技術有限公司通過大量的市場調查研究，研發(fā)出了訪客系統，又稱“訪客自動登記安全管理系統”，專門解決來訪登記這一管理問題。該系統充分利用現代化信息技術，能夠保證整體運作的安全性，真正做到人員、證件、照片三者統一。實現了“進門登記、出門注銷、人像對應、隨身物品登記、分級管理、歷史記錄查詢、流量分析統計、報表匯總”等功能，能夠高效記錄、存儲、查詢匯總訪客的相關信息。使用該系統后，通過人防和技防相結合，重點加強單位來訪賓客有序管理，提升單位門衛(wèi)工作效率、服務品質和單位形象。做到真正意義上的門衛(wèi)安全管理，將隱患拒之門外！

2.2 傳統手寫登記PK訪客登記系統

2.3 使用系統前后的轉變

1．未采用訪客系統前的工作狀況：

（1）登記工作交由訪客或保安負責。

（2）登記工作人員按自己的理解進行登記工作。

（3）登記信息由訪客自行填寫，速度快慢自行把握，填寫的是否準確大多數情況下不加核實。

（4）只登記文字信息，沒有圖片資料，人一旦離開很難再核查。

（5）來訪賓客何時進入，何時離開不能實時知道。

（6）客人攜帶什么物品進入和攜帶什么物品離開，不能實時對照。

（7）可疑份子、離職員工借機進入企業(yè)，難以有較好的防范措施。

（8）管理干部對一天的接待情況不能實時知道。

（9）登記的操作環(huán)節(jié)管理干部無法直觀的了解，登記工作人員的服務標準與流程無法控制。

（10）要做各類報表工作量很大，要將全部的紙質記錄找出來，再重新整理、分類。

（11）紙質登記字跡潦草，甚至有些面目全非，做統計困難。

（12）要在手寫的資料中查詢某次的拜訪記錄，難上加難。如若找出來的資料是假的，則是白費力氣。

（13）人工登記保安工作人員的壓力大，若登記的客人反感、不配合，由此發(fā)生口角及怒目而視的情況，影響單位的形象，而單位常會將責任單純歸究于保安部門。

（14）統計資料的困難導致很難對工作展開精確的數據分析，對所有來訪客人提供同樣的服務，門衛(wèi)難以擺脫低服務水平的形象。

2．采用訪客系統后的工作狀況：

（1）來訪登記簡單、快速，大大提高登記工作效率

來訪賓客持二代身份證、名片、介紹信等任一資料來訪，訪客系統可自動錄入最原始資料。訪客系統登記操作非常簡單，設備全自動化登記，無需客人手寫，登記資料清晰、真實，登記過程快捷、簡單、方便。使用二代身份證登記，只需要點點鼠標即可完成，登記全程只需要10-30秒，大大簡化了原來的操作流程。登記主要工作全部自動化，減少人為的干預，使來訪客人備受尊重，減少矛盾發(fā)生的概率。門衛(wèi)室過去擁擠、繁忙的現狀將得到大大的改善。

（2）訪客登記資料準確真實，為企業(yè)安全提供了精確的資料支持

訪客系統可自動讀取二代身份證信息，掃描保存原始照片和攝像頭現場拍攝真實照片，使來訪賓客的資料完全準確。完全避免了手寫登記信息不真實、字跡潦草的現象。訪客資料隨時可查，可將混雜人員拒之門外。完全信息化的管理，資料全部可追溯化。訪客系統證件讀寫識別儀提供二代身份證真假識別參考，可有效防止可疑份子混入。已辭退員工或不受歡迎人員可保存為系統黑名單，當其來訪時，系統會即時發(fā)出報警。系統也具有白名單功能，可對經常來訪的客人提供更人性化的服務。

（3）可協助人力資源部招聘員工，提供身份證真?zhèn)舞b別參考

訪客系統提供了二代身份證的真?zhèn)巫R別參考，可有效避免誤聘假證員工，發(fā)生違法錄用童工、假身份證等給貴公司可能造成的潛在的經濟損失。

（4）個人信息、照片資料齊全，與監(jiān)控系統無縫銜接，加強企業(yè)安全

二代身份證自動識別，其它證件圖片保存，若無任何證件資料，提供現場拍攝照片，確保資料的真實有效。登記工作人員完全按照訪客系統的導引進行登記工作，且關鍵步驟全部記錄信息系統。客人攜帶物品進出，即時對照，確保攜帶物品全部可追溯化。若發(fā)生安全事件，配合監(jiān)控錄相，可迅速找出相應人員，準確定位，為事情的順利解決提供可靠的依據，彌補了安防系統存在的不足。

（5）訪客證整齊劃一，美觀大方

（6）多門進出信息共享，擴展性強

日后貴公司需要增加其它門一起納入訪客系統的管理，非常方便，且可實現多門進出信息實時共享，老板或管理干部在自己的電腦上也能實時掌握賓客往來情況。

（7）信息化管理，方便查詢、統計，減輕管理干部的工作負擔

標準化進出登記流程及信息化操作步驟。來訪登記的主要環(huán)節(jié)全部記入電腦，管理干部可以很方便的查看下屬的工作情況，動態(tài)檢視工作進展。登記資料全部信息化，可追溯化，要制作各類報表只需要點點鼠標，幾分鐘便可生成準確、完整、清晰的報表，大大提高了工作效率。徹底擺脫紙質記錄檢索方面的不足，不僅查詢文字的記錄，還有照片可供查詢。管理干部做工作總結、統計一改過去數據不全，耗時耗力的狀況，使用“訪客系統”之后只需輕點鼠標，不論是一周、一個月、一個季度還是年度報表，幾分鐘內就可以輕松完成。

（8）提供了豐富而準確的真實訪客數據，便于動態(tài)分析、提升服務品質和優(yōu)化工作

透過可追溯的登記記錄，可以很方便的統計某部門在某段時間內接待了哪些客人，都是來自哪個單位的客人。企業(yè)在哪個時段是客人拜訪高峰期等，根據歷史記錄采用應急措施或優(yōu)化工作分配，使之合理化、高效化。比如人流高峰時，制定相應的應急措施，提升單位的形象，也讓來訪者備受尊重。

（9）提升門衛(wèi)服務品質，直接提升公司形象

關注登記工作的每一個細節(jié)，登記工作標準化程度高。門衛(wèi)人員統一遵守“訪客系統”的工作流程，關鍵操作步驟全部記入“訪客系統”系統，一改過去服務水平低的狀況，使目前服務水平參次不齊的現象可得到有效的改善，提升門衛(wèi)服務品質，直接提升公司形象。來賓來訪感覺備受尊重。

（10）為企業(yè)的安全生產、正常有序的運作提供有效的保障

通過人防和技防手段的有效結合，消除安全隱患，創(chuàng)建平安、和諧的企業(yè)環(huán)境，為企業(yè)的安全生產、正常有序的運作提供有效的保障。

用了訪客系統后，改變了保安素質低、沒文化，簡單的“看家護院”等一直以來的固有印象。增強了其職業(yè)榮譽感、認同感、歸屬感和職業(yè)凝聚力。負責訪客登記的工作人員說：“現在跟白領上班差不多，訪客、單位等多方對他們也更尊重了”。

信息技術的應用代表了一次新的全面的管理變革，訪客登記信息化引發(fā)的正是訪客管理的全面變革。訪客系統消除了訪客管理中眾多細節(jié)安全隱患，落實訪客登記工作的每一個環(huán)節(jié)，使得工作高度標準化，關鍵操作步驟全部記入系統，使目前的訪客安全管理及接待水平提升到全新的高度。

2.4 系統利益及優(yōu)點

運用訪客系統進行管理后，能夠大幅提升工作品質及工作效率，使來訪賓客登記工作徹底躍上一個新臺階！同時也令來訪賓客感到備受尊重！

對單位而言：

● 來訪登記服務水平大大提升。

● 標準化規(guī)范化專業(yè)化來訪登記，單位形象大大提升。

● 方便為突發(fā)事件處理提供精準依據。

對保安而言：

● 信息化登記提升保安個人技能、職業(yè)素質和工作形象。

● 新入職保安工作熟悉快，大大增強工作自信心。

● 歷史登記資料自動引用，縮短登記時間，減輕工作壓力。

● 歷史登記資料自動顯示，省去重復詢問，降低工作難度。

對管理者而言：

● 解決工作人員更替，服務水平參差不齊老大難問題。

● 足不邁步動態(tài)掌控賓客進出，輕松實現數字化精準管理。

● 新管理手段減少安全漏洞，優(yōu)化工作調配更好服務于單位。

● 原始登記數據即時訪客流量查詢、統計，方便輔助決策。

● 輕松應對上級領導安全工作檢查，創(chuàng)造好的工作業(yè)績。

對來賓而言：

● 感覺備受尊重：無需扣押證件，不必每次接受詢問。

● 心情很愉悅：登記時間短，訪客單美觀，貼心服務。

2.5 設計原則

◇ 以人為本

“人”是企業(yè)管理的主體，系統設計應緊緊圍繞著人們的實際需求，以實用、簡便、經濟、安全為原則，同時照顧到不同職務層次、不同部門的需要，滿足企業(yè)管理這一特定使用功能。

◇ 先進性

充分考慮信息技術和信息需求的迅速發(fā)展趨勢，在技術上具有一定的超前性，采用國際和國內通用的先進技術，要保證本系統達到較高檔次。設計中采用先進的系統設備及系統軟件，以數字化的主流產品為核心設備，保證系統在技術上領先，成熟穩(wěn)定。

◇ 實用性

采用被實踐證明為成熟和實用的技術和設備，最大限度地滿足訪客系統現在和將來的業(yè)務發(fā)展需要，確保耐久實用。應具有完全的操作環(huán)境，界面簡練、友好，功能健全有效。

◇ 服務性和便利性

強調以人為本的設計思想，對于各種信息進行收集、處理、存儲、傳輸、檢索、查詢，為本系統的使用者和管理者提供有效的信息服務，為用戶和管理人員提供安全、舒適、方便、快捷、高效、節(jié)約的工作環(huán)境。

◇ 數據安全性

采取必要的措施保障各智能化系統數據的安全。

◇ 經濟性

在實現先進性和可靠性的前提下，達到較高的性能價格比以及經濟的優(yōu)化設計設備選型和系統設計要在確保用戶需求的前提下具有良好的性價比。充分考慮產品的性能價格比，對關鍵的產品應以性能的先進性為主要考慮因素。

FK8000訪客一體機支持多種網絡環(huán)境下的組網通訊，可支持多種方式的局域網組網環(huán)境，如網線組網、光纖組網、無線組網和VPN組網，也支持企業(yè)內部主干網和互聯網環(huán)境下的異地VPN聯網通訊。其系統拓撲圖如下：

訪客登記流程

區(qū)分無障礙與有障礙進出登記：

■無障礙的情況下，對進入的訪客打印會客單，利用會客單對訪客進行進出的管理。

■有障礙的情況下，對進入的訪客簽發(fā)感應IC卡或ID卡，利用卡片完成對障礙關卡的控制管理。

1．無障礙進出登記：

流程說明：

（1）來訪人員到門衛(wèi)室窗口，并出示有效證件。

（2）安保人員將來訪人有效證件放置在訪客機證件掃描處，啟動證件掃描識別功能，掃描并保存來訪人證件有效信息；二代身份證直接放在讀卡器上讀出有效信息，在訪客機上驗證來訪人身份證合法性，登記來訪人證件信息及進行人像抓拍。

（3）如果證件合法，則選擇被訪對象信息；如需聯系被訪對象，可直接撥號咨詢被訪人。

（4）然后登記打印，自動打印輸出會客單或是簽發(fā)常客卡或臨時卡，同時在數據庫上自動保存登記信息。

（5）完成進門登記工作，來訪人員進門拜訪被訪對象。

流程說明：

（1）來訪人員拜訪完畢，出示由被訪人簽字的會客單或簽發(fā)卡。

（2）門衛(wèi)人員收回會客單掃描簽離或者刷卡簽離，核對被訪人簽名及所攜帶物品情況。

2．有障礙進出登記：

流程說明：

（1）來訪人員到門衛(wèi)室窗口，并出示有效證件。

（2）安保人員將來訪人有效證件放置在訪客機證件掃描處，啟動證件掃描識別功能，掃描并保存來訪人證件有效信息；二代身份證直接放在讀卡器上讀出有效信息，在訪客機上驗證來訪人身份證合法性，登記來訪人證件信息及進行人像抓拍。

（3）如果證件合法，則選擇被訪對象信息；如需聯系被訪對象，可直接撥號咨詢被訪人。

（4）然后登記打印，自動打印輸出會客單或是簽發(fā)常客卡或臨時卡，同時在數據庫上自動保存登記信息。

（5）來訪人員憑打印的會客單上的條碼或簽發(fā)的卡片在障礙通道閘機上進行條碼掃描或讀卡器上進行刷卡操作，信息正確自動開啟安全門。

（6）完成進門登記工作，來訪人員進門拜訪被訪對象。

流程說明：

（1）來訪人員拜訪完畢，出示簽發(fā)卡在障礙門讀卡器上進行刷卡操作，開啟安全門；

（2）門衛(wèi)人員收回卡（若自動障礙門有回收卡功能，也可在自動障礙門上自動回收），核對被訪人簽名及所攜帶物品情況。

3．總結：

簡單來說，進門登記整個過程在本系統中可分四步：

（1）采集來訪人信息（證件信息和抓拍人像）。

（2）選擇被訪對象信息（需要時可電話確認是否要接見該來訪人）。

（3）打印來訪登記憑條。

（4）放行進入。如有二道崗，可讓二道崗管理人員對來訪人員打印憑條上的信息進行核對，若信息一致，則放行進入。

出門注銷登記過程在本系統中可分二步：

（1）來訪人員拜訪完畢，出示由被訪人簽字的會客單或簽發(fā)卡。

（2）門衛(wèi)人員收回會客單，核對被訪人簽名及所攜帶物品情況，在系統上進行簽離操作，此時有兩種情況：一為直接憑會客單簽離，只需在系統內置激光掃描儀掃入會客單所對應的條形碼即可完成簽離操作。二為刷卡簽離，臨時卡刷卡只需將卡放入射頻卡讀卡器上，在跳出框中選擇臨時卡簽離即可完成操作；常客卡同理操作。

備注：常客卡簽離后卡可隨訪客帶走，而臨時卡簽離時需歸還門衛(wèi)。